Signor Lehnen, se guardiamo all'industria alimentare: quali tendenze tecnologiche caratterizzeranno particolarmente il settore nei prossimi anni?
Chiaramente l'intelligenza artificiale come tecnologia e le funzioni specifiche dell'IA. Avranno un grande impatto in molti settori, e naturalmente anche nell'industria alimentare. Un tema importante è ad esempio la tracciabilità: dal raccolto al prodotto finito. Proprio nell'industria alimentare deve infatti essere possibile risalire alla provenienza di un prodotto o di una materia prima e al percorso che ha compiuto, e questo può supportare la gestione della qualità. Anche le catene del freddo possono essere monitorate digitalmente. Grazie alla digitalizzazione e all'IA, le aziende hanno sempre più la possibilità di unire dati provenienti da diversi ambienti e di mappare i processi in modo automatizzato.

L'IA è quindi già un tema importante. A che punto si trova fondamentalmente l'industria alimentare per quanto riguarda la digitalizzazione?
Come in molti altri settori, si è stati piuttosto cauti. Ciò è certamente legato anche all'incertezza degli investimenti. Molte aziende hanno atteso a lungo prima di adottare nuove tecnologie e ambienti di sistema. La questione inizia già da una domanda fondamentale: tengo il mio server in azienda, lo faccio gestire da un provider o passo al cloud? La volontà di digitalizzare c'è, ma nella realizzazione si è stati spesso ancora timidi. Per questo motivo c'è sicuramente del terreno da recuperare, anche se le aziende rifuggono dagli investimenti necessari a tal fine.

Da dove dovrebbero iniziare le aziende, secondo lei?
Un punto importante è snellire i processi e metterli fondamentalmente in discussione. Devo formare ripetutamente i dipendenti sugli stessi processi manuali? O posso automatizzare determinati processi? Proprio un passaggio a un nuovo software offre l'opportunità di esaminare ogni fase del processo e di chiedere: è ancora necessario o si può fare in modo diverso? Per fare ciò, oltre alla disponibilità a investire, sono necessarie anche risorse di personale e il supporto della direzione aziendale.

Quali processi vengono ancora svolti manualmente oggi, anche se da tempo si potrebbe fare altrimenti?
Un buon esempio è il settore delle vendite. Gli ordini arrivano a un'azienda attraverso canali molto diversi: un cliente chiama, un ordine arriva via e-mail o già come set di dati strutturato tramite un'interfaccia. Tali processi possono essere automatizzati in modo crescente grazie all'intelligenza artificiale. Un agente IA può elaborare le informazioni in entrata e generare un ordine, fino alla successiva elaborazione e fatturazione.

Quando tali attività di routine vengono meno, sorge rapidamente il timore che sia necessario anche meno personale…
Naturalmente questo ci permette di risparmiare risorse. Per me, tuttavia, l'aspetto fondamentale è che i dipendenti vengano sollevati da attività ripetitive e abbiano più tempo per compiti più importanti. L'inserimento di un ordine, ad esempio, può essere automatizzato, ma la funzione di controllo rimane all'uomo. I dipendenti devono continuare a verificare e a considerare le particolarità che il sistema non può conoscere. L'inserimento manuale diminuisce, il controllo specialistico rimane.

Proprio alla luce della carenza di personale qualificato, questo alleggerimento potrebbe però essere un fattore importante, non è vero?
Definitivo. Dal mio punto di vista, questa è una delle grandi leve. Soprattutto sullo sfondo della carenza di manodopera qualificata, è importante alleggerire i dipendenti dalle attività manuali di routine. In questo modo possono concentrarsi maggiormente sui compiti in cui sono richieste la loro esperienza e competenza professionale. Per me non si tratta di sostituire le persone con la tecnologia, ma di supportare utilmente il loro lavoro.

Affinché tali processi automatizzati funzionino, è necessaria una base di dati adeguata. Che ruolo giocano oggi i dati lungo la catena del valore?
I dati sono fondamentali, indipendentemente dal fatto che si parli di automazione, digitalizzazione o intelligenza artificiale. Se i dati necessari non sono disponibili, anche il processo non può funzionare. Per questo motivo, le informazioni provenienti da diversi sistemi dovrebbero essere raccolte in modo il più possibile centralizzato. Ciò è importante, ad esempio, per la rendicontazione, la gestione della qualità o la tracciabilità. In passato, molte informazioni venivano gestite ancora manualmente in tabelle Excel. Dovremmo allontanarci da questo metodo. Una migrazione software rappresenta quindi anche una buona occasione per fare pulizia: un sistema ERP* viene spesso utilizzato per cinque o dieci anni, e in questo lasso di tempo si accumulano inevitabilmente dati che a un certo punto non servono più. Io li definisco „rami secchi“. Ecco perché in occasione di un passaggio esaminiamo la situazione nei dettagli: dove si trovano i dati? Sono ancora aggiornati? Quali ci servono veramente? Questa è l'occasione per sbarazzarsi della spazzatura informatica e riorganizzare le strutture.

E probabilmente si troverà molto materiale che non si trova affatto nel sistema centrale, bensì nei fogli Excel personali dei collaboratori?
Sì. Come consulente, ad esempio, mi piace guardare i file Excel dei dipendenti. Spesso si nota che le informazioni vengono inserite anche manualmente. Forse il collega alla scrivania accanto tiene addirittura un elenco simile. A quel punto sorge la domanda: perché manteniamo queste informazioni più volte e non possiamo mapparle in modo centralizzato nel sistema?

Tutto ciò costa prima di tutto denaro. Come vive la propensione agli investimenti di fronte all'incertezza economica?
Osserviamo già da un certo tempo una certa riluttanza agli investimenti in molti settori. Ce ne accorgiamo naturalmente anche noi come fornitore di servizi IT. Ma proprio una fase più tranquilla può essere un buon momento per prepararsi al business futuro. In fin dei conti, fa parte dell'imprenditorialità decidere, nonostante l'incertezza, quando sia arrivato il momento giusto per una modernizzazione.

Chi investisce oggi deve anche considerare quali tecnologie saranno veramente rilevanti domani. Cosa ci occuperà di più nei prossimi anni, dal vostro punto di vista?
Dal nostro punto di vista, si tratta chiaramente dell'elaborazione di processi e attività basata sull'intelligenza artificiale. Utilizziamo anche noi stesse applicazioni di questo tipo e vediamo quanto possano esserci di supporto. Il tema si sta sviluppando in modo estremamente rapido. Presumo che l'IA ci terrà enormemente occupati nei prossimi due o tre anni. Al momento non guarderei molto oltre nel futuro in ambito IT. Cambia troppe cose in troppo poco tempo.

Data la moltplicità di nuove soluzioni di IA, tuttavia, per le aziende dovrebbe essere difficile decidere cosa sia effettivamente utile. Come gestite la cosa?
Al momento veniamo confrontati quasi ogni settimana con nuovi temi. Perciò anche noi, in qualità di consulenti, dobbiamo fare una cernita: cosa porta effettivamente un valore aggiunto a un'azienda e quale strumento si adatta al rispettivo cliente? Non si tratta di impiegare l'IA solo perché se ne parla ovunque in questo momento. L'applicazione deve essere adatta all'azienda e ai suoi processi.

Un'azienda che sta intraprendendo proprio questa strada è la Paul M. Müller. Cosa c'è esattamente dietro questo progetto?
Supportiamo Paul M. Müller nella verifica dei processi esistenti e nella loro migliore mappatura possibile all'interno di un nuovo ambiente software. Ciò include i dati anagrafici così come la contabilità finanziaria, le vendite, gli acquiti, la produzione, la logistica e la gestione aziendale. In sostanza, facciamo una ricognizione dei processi aziendali e ci chiediamo: cosa c'è oggi e come possiamo rappresentarlo meglio in futuro?

Quale errore dovrebbero evitare le aziende in una tale modernizzazione?
È facile trasformare il vecchio in nuovo. Se introduco un nuovo software e trasferisco tutti i vecchi dati e processi uno a uno, alla fine avrò sì una nuova interfaccia, ma sostanzialmente le stesse strutture di prima. Perciò bisognerebbe cogliere l'occasione per mettere fondamentalmente in discussione i processi esistenti, invece di limitarli a trasferire nel nuovo mondo dei sistemi. Nell'informatica parliamo in questo caso anche di un approccio "greenfield". Si parte da zero e si adotta solo ciò che è effettivamente necessario. Se un'azienda è disposta a percorrere questa strada e a mettere davvero in discussione i suoi processi precedenti, un progetto del genere è anche divertente.

software centrale per il controllo e la gestione di un'azienda – ad esempio nei settori del magazzino, delle vendite, della finanza, degli acquisti, del personale o della produzione.

La persona:
Axel Lehnen è Senior Project Manager presso Aptean e accompagna le aziende nell'introduzione e nella modernizzazione del software aziendale. Nel suo lavoro si occupa, tra le altre cose, dell'ottimizzazione e della digitalizzazione dei processi aziendali, nonché di come integrare in modo sensato le nuove tecnologie nei flussi di lavoro esistenti. Attualmente lui e il suo team di progetto stanno affiancando Paul M. Müller nella transizione a Microsoft Dynamics 365 Business Central in combinazione con la soluzione F&B di Aptean.