Meneer Lehnen, als we kijken naar de levensmiddelenindustrie: welke tech-trends zullen de sector de komende jaren in het bijzonder vormen?
Heel duidelijk kunstmatige intelligentie als technologie en concrete AI-functies. Deze zullen in veel sectoren een grote impact hebben – uiteraard ook in de voedingsmiddelenindustrie. Een belangrijk thema is bijvoorbeeld de traceerbaarheid: van de oogst tot het eindproduct. Met name in de levensmiddelenindustrie moet immers te herleiden zijn waar een product of grondstof vandaan komt en welke weg het heeft afgelegd – dat kan het kwaliteitsmanagement ondersteunen. Ook koelketens kunnen digitaal worden bewaakt. Door digitalisering en AI hebben bedrijven in toenemende mate de mogelijkheid om data uit verschillende omgevingen samen te voegen en processen geautomatiseerd in kaart te brengen.

KI is dus al een groot onderwerp. Hoe goed is de levensmiddelenindustrie in het algemeen eigenlijk voorbereid op de digitalisering?
Zoals in veel andere sectoren was men nogal afwachtend. Dat heeft zeker ook te maken met investeringsonzekerheid. Veel bedrijven hebben bij nieuwe technologieën en systeemomgevingen lang de kat uit de boom gekeken. Dat begint al bij de fundamentele vraag: heb ik mijn eigen server in het bedrijf, laat ik deze door een provider beheren of ga ik naar de cloud? De wil om te digitaliseren is er wel, maar bij de uitvoering was men vaak nog aarzelend. Daarom is er zeker sprake van een inhaalslag, ook al schuwen bedrijven de daarvoor noodzakelijke investeringen.

Waar moeten bedrijven volgens u als eerste beginnen?
Een belangrijk punt is het stroomlijnen en fundamenteel bevragen van processen. Moet ik medewerkers steeds weer trainen in dezelfde handmatige procedures? Of kan ik bepaalde processen automatiseren? Met name een software-implementatie biedt de gelegenheid om elke processtap onder de loep te nemen en te vragen: is dit nog nodig of kan het ook anders? Hiervoor is, naast de bereidheid om te investeren, ook personele capaciteit en de steun van het management nodig.

Welke processen worden vandaag de dag nog steeds handmatig uitgevoerd, hoewel dat al lang anders zou kunnen?
Een goed voorbeeld is de verkoop. Bestellingen bereiken een bedrijf via uiteenlopende wegen: een klant belde, een bestelling komt per e-mail binnen of al als gestructureerde dataset via een koppeling. Dergelijke processen kunnen in toenemende mate met behulp van AI worden geautomatiseerd. Een AI-agent kan de binnenkomende informatie verwerken en daaruit een opdracht genereren – tot en met de verdere verwerking en facturering.

Wanneer dergelijke routinematige taken wegvallen, ontstaat al snel de zorg dat er ook minder personeel nodig zal zijn…
Natuurlijk kunnen we daardoor middelen besparen. Doorslaggevend is voor mij echter dat medewerkers worden ontlast van repeterende taken en meer tijd hebben voor belangrijkere taken. Het invoeren van een opdracht kan bijvoorbeeld worden geautomatiseerd, maar de controlefunctie blijft bij de mens liggen. Medewerkers moeten nog steeds controleren en rekening houden met bijzonderheden die het systeem niet kan kennen. De handmatige invoer wordt minder, de vakinhoudelijke controle blijft.

Juist in het licht van het tekort aan vakkrachten zou deze ontlasting echter een belangrijke factor kunnen zijn, toch?
Absoluut. Dat is wat mij betreft een van de grote hefbomen. Vooral tegen de achtergrond van het tekort aan vakkrachten is het belangrijk om medewerkers te ontlasten van handmatige routinetaken. Zo kunnen ze zich meer concentreren op taken waarbij hun ervaring en vakkennis vereist zijn. Het gaat er wat mij betreft niet om mensen te vervangen door technologie, maar om hun werk zinvol te ondersteunen.

Om dergelijke geautomatiseerde processen te laten functioneren, is er een passende gegevensbasis nodig. Welke rol spelen data tegenwoordig langs de waardeketen?
Data zijn essentieel – of we nu praten over automatisering, digitalisering of AI. Als de benodigde data er niet zijn, kan het proces ook niet functioneren. Daarom moeten informatie uit verschillende systemen zo centraal mogelijk worden samengebracht. Dat is bijvoorbeeld belangrijk voor de rapportage, het kwaliteitsmanagement of de traceerbaarheid. Veel informatie werd in het verleden nog handmatig bijgehouden in Excel-tabellen. Daar moeten we vanaf. Een softwaremigratie is daarom ook een goede gelegenheid om op te ruimen: een ERP-systeem* wordt vaak vijf tot tien jaar gebruikt, en in die tijd verzamelen zich onvermijdelijk data die op een gegeven moment niet meer nodig zijn. Ik noem ze wel eens „slaapgevers“ [of: "dode data"]. Daarom kijken we bij een migratie nauwkeurig: waar staan de data? Zijn ze nog actueel? Welke hebben we echt nodig? Dat is de kans om je te ontdoen van datamuild [of: datarommel] en structuren opnieuw te organiseren.

En vermoedelijk zal daarbij het een en ander worden gevonden dat helemaal niet in het centrale systeem staat, maar in eigen Excel-lijsten van de medewerkers?
Ja. Als adviseur kijk ik bijvoorbeeld graag naar de Excel-lijsten van de medewerkers. Dan merk je vaak dat informatie bovendien handmatig wordt bijgehouden. Misschien houdt de collega aan het bureau ernaast zelfs een vergelijkbare lijst bij. Dan rijst de vraag: waarom beheren we deze informatie meerdere keren en kunnen we dit niet centraal in het systeem vastleggen?

Dit alles kost om te beginnen geld. Hoe ervaart u de bereidheid om te investeren gezien de economische onzekerheid?
We zien al lange tijd een zekere terughoudendheid in investeringen in vele sectoren. Dat merken we natuurlijk ook als IT-dienstverlener. Maar juist een rustigere fase kan een goed moment zijn om je voor te bereiden op de toekomstige business. Uiteindelijk hoort het bij het ondernemerschap om, ondanks onzekerheid, te bepalen wanneer het juiste moment is aangebroken voor een modernisering.

Wie vandaag investeert, moet zich ook afvragen welke technologieën morgen echt relevant zijn. Wat zal ons volgens u de komende jaren het sterkst bezighouden?
Wat ons betreft is dat duidelijk de op AI gebaseerde verwerking van processen en taken. Wij gebruiken dergelijke toepassingen ook zelf en zien hoeveel steun ze ons kunnen bieden. Dit onderwerp ontwikkelt zich enorm snel. Ik verwacht dat AI ons de komende twee à drie jaar intensief zal bezighouden. Veel verder zou ik in de IT-sector momenteel niet eens in de toekomst willen kijken. Daarvoor verandert er te veel in te korte tijd.

Gezien de vele nieuwe AI-oplossingen zal het voor bedrijven echter lastig zijn om te bepalen wat daadwerkelijk zinvol is. Hoe gaat u hiermee om?
We worden momenteel bijna wekelijks geconfronteerd met nieuwe onderwerpen. Ook wij als adviseurs moeten daarom filteren: wat hiervan levert een bedrijf daadwerkelijk meerwaarde op en welk instrument past bij de betreffende klant? Het gaat er niet om AI toe te passen alleen omdat er momenteel overal over wordt gesproken. De toepassing moet bij het bedrijf en zijn processen passen.

Een bedrijf dat deze weg nu bewandelt, is Paul M. Müller. Wat zit er precies achter dit project?
We ondersteunen Paul M. Müller bij het controleren van de bestaande processen en het zo goed mogelijk inrichten hiervan in een nieuwe softwareomgeving. Dit omvat zowel de stamgegevens als de financiële boekhouding, verkoop, inkoop, productie, logistiek en management. Eigenlijk maken we een inventarisatie van de bedrijfsprocessen en bedenken we: wat is er vandaag de dag aanwezig en hoe kunnen we dit in de toekomst beter vormgeven?

Welke fout moeten bedrijven bij een dergelijke modernisering vermijden?
Het is eenvoudig om van oud nieuw te maken. Als ik nieuwe software invoer en alle oude gegevens en processen één op één overneem, heb ik aan het einde weliswaar een nieuwe interface, maar in feite nog steeds dezelfde structuren. Daarom moet men de gelegenheid te baat nemen om te vragen bestaande processen fundamenteel te bevragen, in plaats van ze simpelweg naar de nieuwe systeemwereld te transporteren. In de IT spreken we in dit verband ook wel over een greenfield-aanpak. Je start op de groen wiese en neemt alleen over wat daadwerkelijk nodig is. Als een bedrijf bereid is om deze weg te bewandelen en zijn eerdere processen echt kritisch te bekijken, is zo'n project ook leuk.

*centrale software voor de aansturing en het beheer van een onderneming – zoals op het gebied van magazijn, verkoop, financiën, inkoop, personeel of productie.

Over de persoon:
Axel Lehnen is senior projectleider bij Aptean en begeleidt bedrijven bij de invoering en modernisering van bedrijfssoftware. In zijn werk houdt hij zich onder meer bezig met de optimalisatie en digitalisering van bedrijfsprocessen en met de vraag hoe nieuwe technologieën zinvol in bestaande Abläufe kunnen worden geïntegreerd. Momenteel begeleiden hij en zijn projectteam Paul M. Müller bij de overstap naar Microsoft Dynamics 365 Business Central in combinatie met de F&B-oplossing van Aptean.